JAWABAN M-07 Latihan Soal : Konsep dan Fungsi Aspek Manajemen dan Organisasi

SOAL PILIHAN GANDA 

1. ) Manajemen didefinisikan sebagai seni dan ilmu untuk mencapai tujuan organisasi melalui proses:

a. Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian

2. ) Menurut Peter Drucker, manajemen adalah proses:

a. Pengambilan keputusan yang sistematis untuk menciptakan nilai

3. ) Salah satu karakteristik manajemen adalah:

c. Berbasis keputusan menggunakan data dan analisis

4. ) Manajemen puncak bertanggung jawab atas:

b. Perumusan visi, misi, dan strategi jangka panjang

5. ) Prinsip manajemen menurut Henry Fayol yang menyatakan bahwa setiap karyawan hanya menerima perintah dari satu atasan disebut:

b. Kesatuan perintah

6. ) Fungsi perencanaan dalam manajemen meliputi:

b. Identifikasi tujuan dengan kriteria SMART

7. ) Dalam fungsi pengorganisasian, manajer harus:

b. Mengatur sumber daya manusia dan material

8. ) Gaya kepemimpinan transformasional lebih efektif dalam fungsi:

c. Pengarahan

9. ) Pengendalian dalam manajemen melibatkan:

b. Analisis penyimpangan kinerja dan tindakan korektif

10. ) Organisasi didefinisikan sebagai:

b. Sistem sosial dengan struktur formal untuk mencapai tujuan bersama

11. ) Salah satu karakteristik organisasi adalah:

b. Memiliki struktur formal dan hierarki yang jelas

12. ) Struktur organisasi fungsional cocok untuk:

b. Perusahaan dengan spesialisasi tinggi dalam fungsi tertentu

13. ) Kelemahan struktur organisasi matriks adalah:

b. Potensi konflik akibat pelaporan ganda

14. ) Struktur organisasi jaringan ditandai dengan:

b. Kolaborasi dengan vendor atau mitra eksternal

15. ) Hubungan antara manajemen dan organisasi dapat digambarkan sebagai:

b. Manajemen sebagai otak, organisasi sebagai tubuh

16. ) Faktor yang memengaruhi hubungan manajemen dan organisasi adalah:

a. Ukuran organisasi dan lingkungan eksternal

17. ) Dalam proyek konstruksi, manajemen memastikan efisiensi dengan:

b. Mengoptimalkan penggunaan sumber daya melalui perencanaan

18. ) Tantangan utama dalam struktur matriks adalah:

b. Konflik akibat pelaporan ganda

19. ) Solusi untuk mengatasi resistensi terhadap perubahan adalah:

b. Menerapkan pendekatan manajemen perubahan seperti model Kotter

20. ) Alat seperti Microsoft Teams digunakan untuk:

b. Memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi tim

URAIAN 

1. )   ~ Manajemen Puncak (Direktur, CEO):

• Peran: Menetapkan visi ("Gedung hijau berstandar LEED Platinum"), menyetujui anggaran, dan memilih kontraktor utama.
• Contoh: Memutuskan aliansi strategis dengan pemasok material ramah lingkungan.

~ Manajemen Menengah (Manajer Proyek, Arsitek Kepala): 

• Peran: Menerjemahkan strategi menjadi rencana teknis (jadwal, spesifikasi desain), mengkoordinasikan tim lintas disiplin.

• Contoh: Menyusun fase konstruksi dan mengawasi compliance dengan standar keberlanjutan

 ~ Manajemen Lini Pertama (Mandor, Supervisor Lapangan):

• Peran: Mengawasi pekerja harian (mis. pengecoran beton), memastikan K3, dan melaporkan progres.

• Contoh: Memimpin briefing harian untuk tim tukang dan operator alat berat.

 2. ) Langkah Perencanaan  :

• Definisi Tujuan: Misal, "Menyelesaikan struktur beton dalam 3 bulan".
• Analisis Sumber Daya: Ketersediaan tukang, harga semen, cuaca.
• Penyusunan Alternatif: Opsi percepatan dengan shift malam atau penambahan tenaga.
• Implementasi: Pilih opsi optimal, buat Gantt Chart. 

SMART : 

• Specific: "Pasang 20 lantai beton" (bukan "bangun gedung").
• Measurable: "Progress 2 lantai/minggu".
• Achievable: Sesuai kapasitas crane dan tim.
• Relevant: Mendukung target penyelesaian proyek 12 bulan.
• Time-bound: Deadline 31 Agustus 2024.

3. )  Menurut Henry Fayol Setiap karyawan hanya memiliki satu atasan langsung untuk menghindari konflik perintah.

Dilema Matriks: Karyawan melapor ke manajer fungsional (mis. Kepala Teknik) dan manajer proyek.

4. ) Kelebihan : 

• Fokus pada produk/lokasi 
• Fleksibilitas respon pasar (divisi Asia vs. Eropa).

Kekurangan : 

• Duplikasi sumber daya.
• Biaya tinggi.

Contoh Perusahaan: PT Astra International (divisi otomotif, agribisnis, finansial) cocok karena bisnisnya beragam dan membutuhkan spesialisasi pasar.

5. Fungsi Pengarahan & Teori Maslow dalam Proyek : 

• Pengarahan Efektif: Kombinasikan komunikasi jelas, coaching, dan apresiasi.
• Aplikasi Maslow: Fisiologis: Pastikan kondisi kerja aman (air minum, APD).
• Safety: Asuransi kecelakaan proyek.
• Social: Bangun teamwork dengan gathering rutin.
• Esteem: Beri penghargaan "Pekerja Terbaik Bulanan".
• Self-actualization: Beri kesempatan tukang jadi site supervisor.
• Contoh: Proyek Trans-Java Toll Road menggunakan sistem reward berbasis pencapaian milestone untuk memotivasi tim.

6. Tahap Pengendalian :

• Penetapan Standar: Misal, "100% fitur teruji dalam sprint 2 minggu".
• Pengukuran: Daily stand-up meeting pantau progres.

• Evaluasi: Identifikasi bug yang belum fix sebelum deadline.

Koreksi: 

Tambahkan programmer QA atau perpanjang sprint.

Contoh Nyata: Di pengembangan Gojek, tim menggunakan burn-down chart untuk deteksi delay dan menyesuaikan alokasi developer.

7. Jawaban dibawah ini :

• Manajemen sebagai otak: Rancang alur kerja (workflow) pengembangan ERP.
• Organisasi sebagai tubuh: Struktur tim (UI/UX, backend, database) yang menjalankan.
• Contoh Sinergi:

1.  Manajemen tentukan metodologi (Scrum). 
2. Organisasi bentuk tim cross-functional (product owner, scrum master, dev).

• Studi Kasus: 

Proyek implementasi SAP di Unilever sukses karena struktur tim IT yang modular mendukung proses manajemen yang agile.

8. Faktor Pengaruh & Peran Budaya Organisasi

• Faktor Utama:

1. Ukuran organisasi (startup vs korporasi).
2. Dinamika pasar (proyek IT di fintech vs manufaktur).
3. Regulasi (standar konstruksi ISO 9001).

• Budaya Pendukung:

1. Inovasi: Google dorong eksperimen 20% waktu kerja.
2. Safety: Budaya "stop work authority" di proyek minyak Shell.

Riset: Perusahaan dengan budaya kuat (seperti Tesla) memiliki 30% lebih rendah turnover saat krisis.

9. Tantangan Struktur Organisasi Tim & Solusi

Tantangan 

• Ambiguisi peran 
• Kurang koordinasi 
• Konflik prioritas 

Solusi

• Definisikan RACI Matrix
• Gunakan tools kolaborasi (Asana)
• Tetapkan KPI tim bersama

Contoh: Tim SpaceX gunakan RACI untuk klarifikasi tanggung jawab dalam proyek Starship.

10. Adaptasi Perubahan: Kasus Kenaikan Biaya Material

• Langkah Manajemen:

1. Identifikasi: Analisis kenaikan harga baja (20%).
2. Evaluasi Opsi: Ganti material, nego ulang kontrak, atau revisi desain.

• Dukungan Organisasi:

1. Struktur fleksibel (tim ad-hoc) untuk negosiasi cepat dengan pemasok.
2. Budaya "fail fast" uji material alternatif (seperti bambu laminasi).

Contoh Kasus Nyata: Proyek Bandara YIA 2 alami kenaikan biaya, diatasi dengan value engineering tanpa kurangi kualitas.

STUDI KASUS 

Kasus 1 

1. ) Menurut perusahaan saya di PT PATHFINDER LOGISTIC Sebagai perusahaan logistik yang juga mengembangkan sistem internal, kami menghadapi masalah serupa saat membangun aplikasi tracking kargo. Solusinya:

• Definisikan Batasan Wewenang:

1. Manajer proyek (PM) mengatur task harian (mis. fitur real-time tracking), sementara manajer IT fungsional mengevaluasi kode dan standar teknis.
2. Gunakan RACI Matrix untuk memperjelas accountability (Contoh: Pengembang hanya "Accountable" ke PM, tapi "Consulted" ke manajer IT).

• Sistem Eskalasi 

Jika ada instruksi bertentangan, tim bisa mengacu pada dokumen Project Charter yang sudah disepakati di awal.

2. )  Di PT PATHFINDER LOGISTIC kami menerapkan:

1. Tracking Real-Time:

Gunakan software QuickBooks atau Jira untuk memantau pengeluaran vs anggaran per fitur (mis. modul pembayaran melebihi Rp30 juta).

2. Value Engineering : 

 Jika biaya backend membengkak, pertimbangkan cloud service lebih murah (AWS → Google Cloud) atau tunda fitur sekunder (wishlist).

3. Revisi Kontrak : 

Negosiasi ulang dengan vendor developer (mis. bayar per sprint, bukan bulanan). 

3.) Di PT PATHFINDER LOGISTIC Penyesuaian Rencana untuk Keterlambatan 1 Bulan : 

•  Manajemen : 

Percepat Timeline: Tambah developer outsourcing atau terapkan crunch time (extra paid hours).

Kompromi Scope: Luncurkan versi MVP (Minimum Viable Product) tanpa fitur loyalty program dulu.

• Organisasi 
  

Bentuk task force khusus (tim darurat) yang melapor langsung ke direktur, lewati hierarki matriks.

KASUS 2  

1. ) Fungsi Pengarahan untuk Atasi Resistensi Jadwal Di kantor pusat PT PATHFINDER  langkahnya:

• Komunikasi Transparan 

Jelaskan alasan perubahan (mis. delay material) via townhall meeting dan buka sesi Q&A.

• Libatkan Tim dalam Keputusan:

Suruh kontraktor dan desainer voting opsi: (a) kerja Sabtu, atau (b) perpanjang 2 minggu dengan potong biaya desain.

• Motivasi 

Beri bonus percepatan (incentive) jika selesai lebih cepat. 

2. ) Di PT PATHFINDER LOGISTIC Optimalkan Struktur Fungsional untuk Koordinasi : 

• Solusi:

Koordinator Harian: Tunjuk site manager dari tim logistik sebagai penghubung tetap antara desainer, kontraktor, dan staf.

Tools Standar: Pakai Trello atau WhatsApp Group khusus proyek dengan channel terpisah (desain, material, dll).

• Keuntungan Struktur Fungsional:

Spesialisasi jelas (kontraktor fokus bangun, desainer fokus estetika), minim duplikasi tugas.

3. ) Solusi Kenaikan Biaya Material Di PT PATHFINDER LOGISTIC:

• Perencanaan:

Alternatif Material: Ganti keramik premium dengan vinyl flooring (hemat 30%) atau reuse furniture lama.

Negosiasi Pemasok: Manfaatkan jaringan logistik kami untuk dapat harga grosir kayu/kaca. 

• Pengendalian:

 Prioritaskan Zona: Renovasi bagian depan (customer-facing) dulu, area gudang belakangan.

Contingency Fund: Alokasi 10% dari anggaran untuk krisis (kami selalu siapkan ini di tiap proyek).